Wszyscy mamy ciągle w pamięci nerwowe chwile spędzone w różnego rodzaju urzędach państwowych. Zła organizacja pracy, powolność, kolejki – to wszystko powoli odchodzi w zapomnienie. Informatyczne systemy zarządzania usprawniają pracę urzędów i obsługę klienta. Dzięki nim gmina ma także pełną kontrolą nad wydatkami budżetowymi i może w maksymalnym stopniu spożytkować granty przyznane przez Unię Europejską.
Zadaniem informatycznego systemu zarządzania miastem jest wspieranie funkcji odpowiedniego urzędu realizującego zadania własne miasta określone ustawami, statutem miasta, uchwałami Rady Miejskiej i Zarządu Miasta oraz zadania zlecone z zakresu administracji, przekazane miastu na mocy obowiązujących przepisów względnie w drodze porozumień z właściwymi organami. Efektem wdrożenia systemu powinno być usprawnienie zarządzania gminą, efektywne zarządzanie majątkiem, ułatwienie mieszkańcom dostępu do informacji gminy.
Poniżej opis dwóch systemów informatycznych: działającego z powodzeniem od kilku lat i dopiero wprowadzanego na rynek.
Ponad sto miast
Pakiet aplikacji „Ratusz” firmy Rekord Systemy Informatyczne jest niekwestionowanym liderem na polskim rynku oprogramowania dla urzędów miejskich i instytucji samorządowych. Wdrożyło go już ponad sto urzędów w miastach i gminach. „Ratusz” jest najczęściej stosowanym systemem w miastach powyżej 100 tys. mieszkańców. Oto kilka cech, które zdecydowały o powodzeniu tego pakietu.
-nowoczesność rozwiązań: pakiet został opracowany w oparciu o obiektową technologię programowania. Wszystkie aplikacje napisane są w języku Delphi, z wykorzystaniem architektury baz danych SQL Borland InterBase i posiadają graficzny interfejs użytkownika. Pakiet jest zbudowany w technologii klient-serwer. Stacje klienckie pracują w środowisku Windows, natomiast serwer w oparciu o środowisko Windows lub Linux.
-pełna integracja: poszczególne systemy wzajemnie współdziałają poprzez powiązania logiczne i korzystanie ze wspólnych danych przechowywanych w serwerze bazy danych.
Każda informacja jest tylko raz wprowadzana, a następnie wykorzystywana równolegle przez wszystkie systemy, co gwarantuje spójność danych.
-bezpieczeństwo informacji: użyte narzędzia programowania, jak i przyjęte rozwiązania, zapewniają pełne zabezpieczenie informacji zarówno przed ich utratą, jak i dostępem osób niepowołanych. Systemy są dostosowane do wymogów Ustawy o Ochronie Danych Osobowych i dają możliwość rejestrowania dostępu do danych, a także grupowanie użytkowników wynikające np. z ograniczenia zakresu dostępnych danych czy wykonywanych funkcji. Posiadają możliwość przekazania dokumentów do archiwum wraz z obsługą dokumentów zarchiwizowanych.
-łatwość obsługi: programy są przyjazne dla użytkownika, posiadają jednolity polskojęzyczny interfejs. Posiadają dokumentację użytkową w języku polskim.
-otwartość pakietu: pakiet składa się z autonomicznych, zintegrowanych systemów i jest stale rozbudowywany o nowe moduły, obejmujące coraz szerszy zakres działalności jednostek administracji samorządowej. Dzięki parametryzacji możliwe jest dostosowanie pracy do indywidualnych potrzeb użytkowników.
-gwarancje zgodności z przepisami: wszystkie programy są zgodne z obowiązującymi przepisami prawnymi. W przypadku zmiany przepisów dokonywane są odpowiednie zmiany w oprogramowaniu.
-możliwość integracji z zewnętrznymi systemami.
„E-administracja” na początku drogi
Jedną z propozycji Oracle dla polskiego sektora publicznego jest zintegrowany system „E-Administracja”, oparty na wybranych modułach Oracle E-Business Suite (EBS). Jest to produkt nowy, dopiero wprowadzany do użytku.
System ten składa się z trzech części: system gospodarki własnej, system obsługi obywatela/firmy, system wspomagający obsługę grantów unijnych.
Systemem Gospodarki Własnej jest rozwiązaniem przeznaczonym dla urzędów sektora publicznego - spełnia wszelkie wymagania Ustawy o finansach publicznych oraz wymogi sprawozdawczości budżetowej. Jest to produkt kompleksowy, który także w łatwy sposób integruje się z innymi aplikacjami pracującymi w urzędach i wspomagającymi ich działalność podstawową - takimi, jak np. ewidencja map GIS, ewidencja ludności, czy obsługa podatków będących dochodami gminy. Wiele takich dziedzinowych aplikacji jest tworzonych przez partnerów Oracle i wiele z nich ma już gotowe interfejsy do systemu E-Business Suite. Pakiet SGW dla administracji zawiera w sobie wszystkie moduły potrzebne do zarządzania jednostką samorządową, począwszy od finansów, poprzez kadry-płace aż do analiz i sprawozdawczości budżetowej. Pakiet jest dostosowany do specyfiki działania urzędów - przede wszystkim do działania w warunkach dyscypliny budżetowej. Gminy nie mogą bowiem wydatkować środków, które nie zostały przeznaczone w planach dla potrzeb poszczególnych jednostek budżetowych (takich, jak przedszkole, czy zakład wodociągowy).
Rozwiązanie Oracle CRM dla sektora publicznego jest oparte na bogatym doświadczeniu firmy, zgromadzonym w trakcie prac nad systemami dla samorządów. Dzięki tej wiedzy, instytucja może korzystać z następujących funkcji i udogodnień:
-szybka implementacja zgodnie z harmonogramem wdrażania modelu e administracji, a także szybki zwrot z inwestycji;
-wstępnie skonfigurowana architektura modelowania klientów, firm, ulic i nieruchomości na obszarze działania samorządu;
-oprogramowanie pozwalające na importowanie danych o klientach, firmach i lokalizacjach, a także związanych z nimi danych o obiektach drogowych;
-modelowanie obiektów drogowych, np. świateł ulicznych, znaków, chodników, aż do poziomu numeru inwentaryzacyjnego, co umożliwia śledzenie zgłoszeń związanych z poszczególnymi obiektami;
-interfejs użytkownika przekazujący dużo informacji, który umożliwia urzędnikom obsługującym klientów załatwianie wszystkich spraw zgłaszanych telefonicznie lub osobiście w sposób efektywny i jednolity;
-pojedynczy widok klientów, firm, ulic i nieruchomości, zapewniający urzędnikom obsługującym klientów aktualne informacje o klientach, w tym pełną historię wcześniejszych kontaktów;
-możliwość śledzenia relacji między klientami, firmami i nieruchomościami, co pozwala na lepsze zrozumienie relacji zachodzących pomiędzy klientami samorządu;
-przenoszenie opóźnionych w realizacji spraw na wyższy szczebel kompetencji, co może służyć jako przypomnienie dla pracowników odpowiedzialnych za załatwienie sprawy;
-możliwość dopisywania dodatkowych adnotacji do żądań usług zgłaszanych przez poszczególnych klientów lub firmy;
-skrypt „informacyjny” umożliwiający tworzenie łączy do stron indeksu alfabetycznego na witrynie WWW;
-integracja z systemem informacji przestrzennej (GIS);
-ograniczenie zapotrzebowania na szkolenie informatyczne dla pracowników zajmujących się obsługą klienta;
-wszechstronne możliwości śledzenia historii interakcji z klientem;
-automatyczne przydzielanie żądań do wcześniej skonfigurowanych użytkowników, w zależności od typu;
-automatyczne tworzenie zadań w zależności od żądanej usługi.
System wspomagający obsługę grantów unijnych to z kolei aplikacja uwzględniająca procedury unijne służące do pozyskania środków na inwestycje lokalne (głównie na rozwój infrastruktury) i pomagająca sprawować nadzór nad prowadzeniem inwestycji i prowadzić sprawozdawczość wymaganą po ich zakończeniu. Aplikacja wspomaga wszystkie procesy związane z prowadzeniem takich przedsięwzięć - od powstania projektu (przykładowo budowy obwodnicy miejskiej), poprzez uzyskanie środków od właściwej jednostki Unii i następnie prowadzenie inwestycji zgodnie z ogólnymi zaleceniami. Obsługuje projekty zarówno na szczeblu pojedynczej jednostki samorządowej, jak również na poziomie powiatu, województwa, czy regionu.
Niestety, nie udało nam się dowiedzieć, w ilu i jakich instytucjach firma Oracle już wdrożyła pakiet „E-Administracja”.
Janusz Szymura, prezes Rekord Systemy Informatyczne:
- Korzyści z wdrażania cząstkowych modułów wchodzących w skład systemu „Ratusz” są oczywiste. Nikt nie jest w stanie ręcznie wyliczać kwot należnego podatku, wysyłać zawiadomień itp. Podobnie bezdyskusyjne są korzyści z dobrego systemu księgowego i budżetowego, który potrafi nie tylko sprawnie ewidencjonować dane budżetowe, ale również prognozy i zagrożenia wykonania budżetu. Zapewnia również wymianę danych budżetowych pomiędzy jednostkami zależnymi z wykorzystaniem internetu.
Wdrożenie systemu kompleksowego oznacza nową jakość w pracy urzędu. Potrzeba takich wdrożeń będzie narastać – także pod wpływem wymagań Ustawy o dostępie do informacji publicznej. Dane do Biuletynu Informacji Publicznej powinny być czerpane wprost ze zintegrowanej bazy danych.
Koszt licencji jest wyliczany w zależności od zakresu wdrażanego pakietu oraz wielkości miasta.
Koszt prac wdrożeniowych oraz korzyści realnie osiągane przez miasto w dużej mierze będą uzależnione od organizacji procesu wdrożenia. Z doświadczeń naszej firmy wynika, iż w okresie wdrożenia celowe jest powołanie po stronie klienta zespołu wdrożeniowego, składającego się z osób o szerokiej wiedzy fachowej z zakresu informatyki i zagadnień organizacji pracy Urzędu Miasta. Kierownik takiego zespołu powinien posiadać kompetencje pozwalające skutecznie regulować przebieg wdrożenia. Powinien też korzystać z merytorycznego wsparcia kierowników referatów.
Adam Kopiński, konsultant Działu Rozwiązań Biznesowych Oracle Polska:
- W związku z integracją Polski z Unią Europejską, przenosimy do naszego kraju kompetencje Oracle w tworzeniu systemów informatycznych dla sektora publicznego, jakie nasza firma ma w krajach europejskich. Mamy doświadczenie zarówno w obsłudze działalności administracji samorządowej, jak i państwowej - Oracle ma ok. 800 referencji w samorządach różnych szczebli we wszystkich krajach Unii Europejskiej.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz