Każdy dzień w pracy Rafał Stefanowski, członek zarządu firmy informatycznej HOGA.PL S.A., zaczyna tak samo. Włącza komputer i loguje się do wewnętrznej sieci intranetowej swojej firmy. W ciągu kilku minut doskonale orientuje się w bieżącej sytuacji firmy: ile osób jest w pracy, ile na urlopach, jakie przewidziano spotkania, a nawet kto dzisiaj korzysta ze służbowego samochodu. W tym samym miejscu zapoznaje się z wybranymi artykułami z codziennej prasy. Dzięki intranetowi wie doskonale, które podmioty zalegają z płatnościami i jakie dokumenty należy podpisać. Dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów, skończyło się kserowanie i upychanie kopii w niewygodnych segregatorach. Wprowadzenie technologii podpisu elektronicznego sprawiło, że każdy z pracowników może załatwić sprawy wymagające osobistego podpisu nie ruszając się ze swojego stanowiska pracy.
- Nasz intranet to przykład sieci zaawansowanej – mówi Rafał Stefanowski, pokazując możliwości wewnętrznej sieci HOGA.PL. W zależności od funkcji pracownika, ma on dostęp do poszczególnych baz danych. Oczywiście szeregowy pracownik nie może wejść do bazy danych o dłużnikach czy danych dotyczących wynagrodzeń. – Intranet jest sercem każdej firmy. Jego ramiona rozciągają się na wszystkie działy przedsiębiorstwa i integrują wszystkie bazy danych w jednym miejscu. Jest to niezwykłe ułatwienie pracy, a przy tym ogromna oszczędność czasu i środków.
Co to właściwie jest?
Rafał Stefanowski definiuje pojęcie intranetu, jako Internetu ograniczonego dla potrzeb jednej firmy. Skąd tu Internet? Ano dlatego, że sieć jest dostępna przez dowolną internetową przeglądarkę, jednak jest dostępny tylko dla pracowników i w siedzibie firmy. Z tematem intranetu wiąże się także pojęcie portalu korporacyjnego, a różnica dotyczy ich funkcjonalności. Intranet powstał, by dystrybuować informacje i dokumenty wewnątrzfirmowe, natomiast portal korporacyjny integruje intranet z aplikacjami np. finansowo-księgowymi, zarządzania zasobami ludzkimi, magazynami. Warto wspomnieć także o pojęciu extranetu. Powstaje on wtedy, gdy część intranetu jest „widoczna” dla odbiorców spoza firmy, np. dostawców, firm współpracujących. Wybrany moduł może służyć składaniu zamówień czy przeglądania zasobów magazynowych.
Według Rafała Stefanowskiego, obserwuje się obecnie wzmożone zainteresowanie technologią intranetową ze strony firm średnich. – Coraz więcej takich przedsiębiorstw przekonuje się do intranetu, bo widzi dla siebie konkretne korzyści. Widać wyraźnie, że mamy już za sobą pierwszy etap internetyzacji firm, czyli zakładanie własnych stron www. Teraz firmy zastanawiają się, jak redukować koszty własne, a intranet jest jednym z takich narzędzi.
Czy to się opłaca?
Największym zyskiem jest czas, wcześniej marnowany na zdobycie potrzebnych informacji metodami „tradycyjnymi”. Np. jeśli pracownik chciał się dowiedzieć, kiedy przysługuje mu urlop, musiał iść z tym do kadr, często czekać na swoją kolej. Kiedy zarząd firmy miał coś ważnego do przekazania pracownikom, to albo organizował specjalne zebranie, albo wywieszał uchwałę na tablicy ogłoszeń – zanim każdy się z nią zapoznał, mijało kilka dni. Dzięki intranetowi wszystkie te informacje są dostępne za jednym kliknięciem i bez opuszczania stanowiska pracy. – Intranet w naszej firmie ma konkretny cel – mówi Marek Frankowski, główny informatyk holdingu Polskie Huty Stali. – Jest to integracja rozproszonych środowisk informatycznych, udostępnienie m.in. systemów finansowo-księgowych zlokalizowanych w poszczególnych oddziałach, systemów gospodarki materiałowej, systemów produkcyjnych, dostęp do zbioru aktów normatywnych, dla wybranych użytkowników dostęp do systemu raportowania i analiz oraz systemu wspomagającego proces zarządzania i oczywiście wymiana informacji pomiędzy systemem centralnym a systemami w oddziałach.
Co ciekawe, technologią są zainteresowane nie tylko firmy „biurkowe”, ale także przemysłowe, gdzie udział pracowników fizycznych jest znacznie większy niż administracji. Rafał Stefanowski przytacza przykład pewnej fabryki, która zamierza w hali produkcyjnej umieścić stanowiska komputerowe dla pracowników, dzięki którym będą mogli zasięgać informacji dotyczących spraw kadrowych i bieżących informacji o zakładzie.
Od czego zacząć?
Przekonywanie pracowników do korzystania z tego nowego medium należy rozpocząć od umieszczenia w nim jak najbardziej użytecznych informacji, jak wiadomości bieżące, telefony, akty i uchwały zarządu, wzory formularzy i dokumentów, informacje socjalne. Dopiero potem należy dodawać specjalistyczne moduły przeznaczone dla wybranych grup pracowników.
Trzeba zapewnić intuicyjną nawigację, by poruszanie się po setkach, a nawet tysiącach stron (liczba ta ciągle rośnie) było bezproblemowe. Wiele zależy więc od tego, jak będzie intranet wyglądać, czy będzie zachęcać do korzystania czy przytłaczać nadmiarem informacji. I co najważniejsze – treści w intranecie muszą być codziennie aktualizowane! Martwy intranet to pieniądze wyrzucone w błoto. Dlatego należy pamiętać o „opiekunie” sieci, osobie na bieżąco wprowadzającej najświeższe informacje.
Intranet przyjazny użytkownikom to nie tylko suche informacje, formularze i regulaminy. To także poczta elektroniczna, wewnętrzne fora dyskusyjne, sondy na różne tematy (niekoniecznie śmiertelnie poważne), galerie zdjęć czy nawet konkursy. Intranet powinien żyć razem z firmą i ludźmi w niej pracującymi. Rafał Stefanowski podaje przykład sieci HOGA.PL. Przez firmowy intranet można np. wejść do wirtualnej biblioteki i wypożyczyć książkę.
Od pomysłu do przemysłu
Cykl życia intranetu można przedstawić następująco:
- przygotowanie do projektu
- produkcja
- utrzymanie sieci
- rozwój o kolejne moduły i funkcje.
Intranet jest z założenia siecią wewnętrzną, niedostępną dla użytkowników z zewnątrz. Niektóre firmy, zwłaszcza posiadające pracowników mobilnych, dopuszczają jednak dostęp z zewnątrz poprzez hasła dostępowe. Jednak tu istnieje niebezpieczeństwo „włamania” się do systemu przez osoby niepowołane. Wiadomo, każde zabezpieczenie jest do złamania, o czym przekonują spektakularne akcje hakerów wymierzone w najpilniej strzeżone światowe instytucje. Firmy informatyczne dysponują jednak możliwościami całkowitego zabezpieczenia przed niepowołanymi wejściami. Jednym z takich sposobów jest wdzwanianie się do sieci przez modem.
Trudno nie doceniać dziś korzyści, jakie daje technologia intranetowa. Powoli staje się ona standardem na coraz niższym szczeblu. Podobnie było kiedyś z komputerami i telefonami komórkowymi. Jeżeli technologia może nam ułatwić życie, dlaczego z niej nie skorzystać?
Rafał Stefanowski, członek zarządu HOGA.PL:
- Do czego średniej firmie intranet? Mówiąc skrótowo, po to, by usprawnić obieg informacji między poszczególnymi działami i pracownikami. Intranet to dla większości z nich to rodzaj zawsze dostępnej tablicy ogłoszeń: tu w jednym miejscu mają wszystkie uchwały zarządu, regulamin pracy, czas pracy w dni świąteczne itp. Ważne jest, by przyzwyczaić pracownika do rozpoczynania każdego dnia pracy od zajrzenia do firmowego intranetu. Dzięki temu zawsze będzie na bieżąco z tym, co się w firmie aktualnie dzieje.
Marek Frankowski, główny informatyk PHS:
- Korzyści z wdrożenia intranetu, zwłaszcza w firmie takiej jak nasza, o wielu lokalizacjach, są bardzo duże. Uzyskujemy skrócenie czasu przepływu informacji, dostęp do bieżących informacji gromadzonych w poszczególnych systemach, ograniczamy koszty tradycyjnych metod komunikowania się, zwłaszcza międzymiastowych połączeń telefonicznych (pracujemy nad wdrożeniem technologii VoIP).
Intranet – to w uproszczeniu Internet ograniczony do rozmiarów firmy. Jest to sieć lokalna (LAN), oparta na protokole internetowym, znajdująca się wewnątrz firmy. Jej treści dostępne są tylko dla pracowników tejże firmy.
Cechy intranetu:
- dostęp przez przeglądarkę www
- dostęp do poszczególnych modułów (działów, baz danych) jest uzależniony od pozycji pracownika w firmie (poziomy dostępu)
- wyszukiwarka i zaawansowane mechanizmy indeksacji danych
Korzyści z wdrożenia intranetu:
- redukcja kosztów administracyjnych i operacyjnych (telefony, drukowanie dokumentów)
- pracownicy nie tracą czasu na wędrówki między poszczególnymi działami firmy w celu zdobycia informacji
- mniejsze koszty obsługi pracowników
- większa efektywność pracy
- możliwość pracy zdalnej i wirtualnej
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz